Wie man einen Terminkalender bzw. Buchungskalender in die eigene Webseite einbindet am Beispiel WordPress.

Terminkalender Funktionen & Vorteile

Termin-, Buchungs-, bzw. Veranstaltungskalender eignen sich bestens für Online-Buchungen sowie die Vergabe von Geschäftsterminen. Sehr hilfreich kann dies für Arztpraxen, Therapiepraxen oder Gesundheits- und Rehasport Anbieter sein. Durch die Bereitstellung eines Kalenders werden gebuchte Termine in Echtzeit bereitgestellt bzw. geblockt. Zeitfressende Kommunikationsabläufe wie Mailverkehr oder (mehrere) Telefonate können damit eingespart werden. Zudem können Sie Ihre Termine besser verwalten und z.B. Zugriffsrechte bzw. Verantwortungen verteilen oder Erinnerungsmitteilungen (kurz vor dem Termin) automatisiert versenden. Infolgedessen können Sie viel Zeit sparen und steigern gleichzeitig den Mehrwert eines Users auf Ihrer Webseite. Die wesentlichen Vorteile im Überblick:

  • Automatisierte Terminvergaben ohne händische Einbuchung bzw. Vergabe
  • 24 Stunden Erreichbarkeit für Online-Terminvergaben bzw. Absagen
  • Mehr Zeit für andere Dinge – Senkung von Opportunitätskosten
  • Verbesserte Übersicht von Terminen für Anbieter sowie Kunden
  • Zugriff von allen mobilen Endgeräten aus auf den Kalender
  • Belegung sowie Verfügbarkeit in Echtzeit
  • Weitere Verwendung für andere Produkte bzw. Events & Veranstaltungen
  • Kosteneffizienz, Einsparung von Zeitaufwendungen & Umsatzsteigerung

 

Mögliche Nachteile Online-Terminkalender

Nicht für alle Einrichtungen eignen sich Online-Terminvergaben. Typische Hürden sind die Anforderungen an die eigene Webseite, die Schulung von Mitarbeitern oder hohe Kosten sowie Zeitaufwendungen. Je besser bzw. sicherer Ihr Tool sein soll, umso höher sind die damit verbundenen Kosten. Die Einrichtung selbst, DSGVO-konforme Sicherheit, technische Funktionen, Layout oder Import/Export sind nur ein paar Beispiele, die Sie bedenken müssen. Für Ihre Budgetaufwendungen im Rehasport Marketing müssen Sie z.B. abwägen, wie hoch Ihre Kosten gegenüber den Erträgen stehen und ob letztendlich ein finanzieller Mehrwert entsteht. Sehr gut ist es, wenn man es auf alle seine Angebote ausrichtet, ohne dass große Mehrkosten entstehen.

  • Die Einrichtung kann viel Zeit- und Geld kosten und Opt-In E-Mails sind aufwendig
  • Webseite, EDV oder Mailprogramme müssen kompatibel sein
  • Es darf die Funktionalität, Pagespeed oder Usability nicht verschlechtern
  • Mitarbeiter müssen Kalender bzw. Termine sicher verwalten können
  • Möglicher Verlust von Flexibilität bei (sehr) kurzfristiger Buchung bzw. Absage
  • Zielgruppe muss das Angebot wahrnehmen bzw. nutzen
  • Weitere Informationen (z.B. FAQ) müssen prägnant sein, ansonsten erfolgt meist doch der Anruf

Klar ist, dass ein gut programmiertes Online-Buchungssystem stets mehr Vorteile mit sich bringt, als ein Kontaktformular. Nur das Kosten-Nutzenverhältnis muss, wie auch bei neuen Webseiten, SEO, Social-Media-Marketing oder eigene APP, abgewogen werden.

 

Terminplaner für Online-Buchungen einrichten (WordPress)

Ein Terminplaner ist relativ leicht & schnell erstellt bzw. eingerichtet – unabhängig von WordPress, TYPO3, Jimdo oder gar Self-HTML & PHP. Unsere Tipps für die Erstellung eines Terminplaners sind primär für Gesundheits- und Rehasport Anbieter am Beispiel WordPress. Hierbei geht es nicht um die Erstellung von Shops, wie WooCommerce für Produkte, sondern um Terminvergaben oder Eventveranstaltungen.

 

5 (kostenlose & Pro-) WordPress Plugins

Für manche Plugins benötigt es ein „kleines“ Upgrade. Dennoch sind diese Plugins weitgehend so funktional, dass Sie ohne Aufpreis Ihre Ziele erreichen. Wir zeigen Ihnen hier 5 Beispiele auf, wobei es mindestens 50 Plugins sowie alternative Wege gibt, einen Kalender einzurichten wie auch z.B. über diverse Kontaktformulare mit eingebauter Kalenderfunktion. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung würde hier den Rahmen sprengen. Deshalb verweisen wir gerne darauf, dass sich auf den verlinkten Seiten meist ein kleines Tutorial befindet.

  1. Advanced Booking Calendar
    Advanced Booking Calendar WordPress Plugin für Online-Buchungen
    Eigentlich ein Buchungskalender für Unterkünfte. Aber relativ leicht für alternative Buchungen anzuwenden.
  2. Buchungskalender
    Terminkalender WordPress Plugin für Onlinebuchungen
    Dieses Plugin bietet die Möglichkeit, Buchungen oder Events relativ schnell & leicht zu managen.
  3. Date Picker
    WP Datepicker Plugin für Terminplanungen oder Terminkalender
    Leider etwas komplexer in der Einrichtung für Anfänger, aber wunderbar mit dem Contact Form 7 kompatibel!
  4. Event Calendar WP
    WordPress Pluign Event Calendar WP für z.B. Rehasport Marketing
    Eine gute Möglichkeit eine Übersicht zu z.B. festen Rehasport Kurszeiten aufzuzeigen.
  5. WP Simple Booking Calendar
    WP Simple Booking Calendar für Terminvergaben und Onlinebuchungen
    Sehr leichte Einrichtung & Handhabung, aber geblockte Termine müssen händisch eingetragen werden

Eine alternative Variante ist z.B. das Plugin Elementor Pro (ab 49$ / Jahr = ca. 41.88€). Mit diesem Plugin ist es möglich, im Liveeditor via Drag+Drop, ein Kontaktformular bzw. Buchungskalender mit wenigen Klicks einzurichten. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, ein anders gedachtes Plugin umzuschreiben. So kann man z.B. Appointment Hour Booking einfach & bequem in einen Terminkalender für Rehasportkurse umfunktionieren. Hier ein schönes Beispiel-Tutorial, wie man es mit Elementor bzw. Calendly machen kann:

 

Alternativen Hubspot, Autopilot & Spokal

Alternativ zu WordPress können Sie einen Terminkalender bzw. Buchungskalender für Onlinebuchungen oder Meeting über externe Anbieter in Ihre Webseite einpflegen. So ist es z.B. möglich in TYPO3 bzw. alternativen CMS einen Terminplaner mit einem Code einzubetten. Diese Varianten bieten den Vorteil, dass man alle Termindaten mit einem eigenen CRM verknüpfen kann. Dies ist jedoch mit verbindlichen Kosten verbunden und bedarf etwas mehr Knowhow als der Weg über WordPress mit einem Plugin. Rehasport Anbieter können so z.B. Termine für Beratungs- und Sprechstunden anbieten oder verfügbare Kursplätze bereitstellen Hier ein Beispiel wie es mit Hubspot für Meetings funktioniert:

 

Aufbau Kontakt- und Buchungsseite

Wer einen Terminkalender für Online-Buchungen neu einrichtet, muss sicherstellen, dass diese Funktion bekannt wird und auch sicher funktioniert. Für eine optimale Nutzung Ihrer Buchungsseite gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Setzen Sie einen Button (Termin buchen) sichtbar auf der Startseite sowie relevanten Unterseiten
  • Klären Sie mit Hilfe von FAQ Fragen, die Ihre User ausreichend informieren
  • Passen Sie auf, dass die Buchungsseite auf allen mobilen Endgeräten gut erscheint (mobile first)
  • Bieten Sie die Buchungsfunktion optional an, damit „normale“ Anfragen auch leicht möglich sind
  • Teilen Sie diese Informationen auch auf Social Media Kanälen
  • Falls Sie Ads schalten, empfiehlt sich diese Funktion bestens auf Ihrer Landingpage

 

Sicherstellung von Qualität und guten Kundenservice

Je nach Größe & Umfang Ihrer Einrichtung bzw. Ihren (Kurs-)Angeboten, ist eine Sicherstellung von verbindlichen Terminen unabdingbar. So müssen Sie die Anzahl Ihrer zuständigen Mitarbeiter (z.B. Massage, Kursleitung, Physiotherapie) genau im Blick haben und auf eventuelle Ausfälle umgehend reagieren können. Auch ein freigewordener Platz für einen Patienten sollte in Echtzeit auf Ihrer Webseite veröffentlicht werden. Idealerweise implementieren Sie diese Nachrichtenfunktion in ein voll-automatisiertes Programm, welches z.B. Erinnerung-E-Mails versendet oder freie Plätze wieder in Ihren Terminkalender überträgt. Machen Sie diese Funktion in Ihrem Newsletter bzw. Ihren Anrufern bekannt, indem Sie z.B. bei einem Telefonat erwähnen, dass künftig auch alle freien Termine auf Ihrer Webseite zur Verfügung stehen.

All das lohnt sich finanziell meist dann, wenn Sie eine „sehr“ große Einrichtung sind und viele Angebote für Ihre Kunden & Mitglieder anbieten.

 

Terminkalender einrichten – Fazit

Ein Kalender für Online-Buchungen ist relativ leicht & kostengünstig erstellt. Auch mögliche Kosten für Premium-Updates sind überschaubar (oftmals bis 60€ einmalig). Die Entscheidung ist wie bei einer Steuerberatung: Mache ich diese selbst oder beauftrage ich eine externe Agentur, um „lästige Aufgaben“ outzusourcen.

Sie sollten es davon abhängig machen, ob es sich finanziell rentiert und ob Sie die zeitlichen Ressourcen dafür aufbringen wollen (z.B. Mitarbeiterschulung, EDV-Umstrukturierung, Webseitenpflege, etc.). Die Marketingwelt Lipp selbst bietet diese Marketing Leistung nicht als Einzelprodukt an, kann Sie aber ggf. unterstützen, wenn Sie einen Terminkalender bzw. Buchungskalender für Ihre (neue) Webseite haben wollen. Wir empfehlen einen Terminkalender, wenn Sie ihn für all Ihre Produkte bzw. Angebote anwenden, eigene Landingpages über Ads schalten und dafür auch die nötigen Personalressourcen haben – unabhängig ob selbst einrichten oder outsourcen. Für Ärzte & Therapiepraxen ist solch eine Funktion sicherlich hilfreich. Für Rehasport Anbieter auch, wenn man eine große Anzahl von Rehasportgruppen anbietet bzw. viele Mitglieder hat.